[Resolvido]Qual é a melhor forma de utilizar o Access

Oi Pessoal estou criando um Bd de gerenciamento

criei várias tabelas e formulários tudo em um bd,

gostaria de saber o que é melhor?

criar vários Bds e vinculá-los a um principal

ou deixar do jeito que está um bd que contém tudo...(cadastro de clientes,Produtos,vendas, fornecedores...)

Boa tarde, marielle
Tenha tudo na mesma bd

Olá! Na minha humilde e simples opinião, isso vai depender da quantidade de registros inseridas diariamente, bem como o tamanho dos campos utilizados. Um arquivo do Access suporta até 2 giga de tamanho. A quantidade de registros que poderá ser inserida nesses 2 giga dependerá dos fatores acima descritos, ou seja, o tamanho de cada campo. Mas, em média, podem ser inseridos cerca de 6 milhões de registros. Caso haja a possibilidade de ultrapassar muito esse limite, melhor utilizar mais de um backend, ambos sendo acessados por um frontend, seja vinculado ou via código vba.

Mas, nesses casos, melhor mesmo utilizar um backend em outra plataforma que suporte um maior volume de dados, como o mysql por exemplo. Alguns deles supera 1 terabyte de capacidade.

O motivo que me deixou preocupada e pq em um dos formulários do meu bd
Existe a opção de anexo de Dados (geralmente esse arquivo a ser anexado será um PDF de +ou- 2 pgs)
o que devo fazer?

Anexos, assim como imagens, ocupam um bom espaço no Access, eles são verdadeiros ladrões de espaço. Para esses casos, eu particularmente vinculo via código vba. Deixo os arquivos em uma pasta e o sistema vai buscá-los lá. Dessa forma, não usurpa o tão precioso espaço do aplicativo.

Para não correr o risco de ficar sem os arquivos caso o sistema mude de pasta ou de computador, eu costumo colocá-los na mesma pasta do mdb/ accdb ou em uma subpasta dentro da pasta dele e passo o caminho corrente do aplicativo no código. Dessa forma, se precisar mudar o sistema de lugar, basta mudar os arquivos e pastas dentro da pasta do aplicativo que tudo funciona normalmente.

Um pitaco...Todos sistemas que tenho feito os divido em Be e FE, pois já tive dessabores com um unico BD quando da queda de energia... Conrropeu o arquivo e tudo foi para o espaço.

Tendo dividido, no máximo conrroper-se-ia o FE, mas para este não é problema pois é so substituir pela copia, ja a base de dados, se for junta se não houver backup rotineiro perde-se tudo.


Cumprimentos.

Oi criquio
Como seria utilizar um código para isso
tem como me dar um help? eu sou iniciante em VBA...

Vamos supor que você tenha um botão no formulário e quer que um controle imagem seja preenchido com uma determinada foto que está dentro da pasta do aplicativo. No evento "Ao clicar" desse botão, você coloca:

Me.NomeDoControleImagem.Picture = CurrentProject.Path & "\Nome da imagem.jpg"

CurrentProject.Path chama pelo "Caminho atual do projeto".

Geralmente os arquivos que serão anexados são do tipo PDF ou XML
Existe alguma opção
exemplo : o Bd será divido back end (servidor) front -end ( 6 computadores)
e no formulário que estará nos front ends tenha 2 botões

1 botão carregar Imagem - Salva em uma pasta no servidor "automaticamente"
2 Botão Abrir - abre o arquivo salvo na pasta do servidor

é possível ou estou viajando? rsrsrs

Salva em uma pasta do servidor - refere-se ao PDF? Salvar o registro como PDF?

Salvar o pdf em uma pasta do servidor; tipo copiar o arquivo só que automaticamente
Tem como fazer isso?

Ainda está meio confuso. Arquivo a que você se refere é um registro de um formulário? Qual é a versão do Access?

Isso mesmo...
tenho um formulário onde os usuários(6 front ends) irão registrar o pedido de compra e irá anexar um arquivo pdf ou XML

gostaria que este aquivo que esta no registro do pedido de compra fosse copiado automaticamente para uma pasta no servidor, para que todos os outros front ends possam abrir e vizualizar o arquivo

Isso é possível...

Faltou dizer qual a versão do Access. Da 2007 em diante você pode criar o pdf automaticamente e de forma nativa.

meu access é 2007 mas eu quero anexar um pdf em uma pasta no servidor através de um form (front end) e não gerar um arquivo pdf

Mas como vocês vai anexar o pdf sem gerá-lo, ou seja, sem ele existir? Conforme eu mencionei anteriormente, arquivos anexados ao bd "engorda-o" demasiadamente. Melhor gerar o arquivo e abri-lo diretamente no leitor de pdf ou em um activex que exiba o pdf em um formulário do frontend.

Então não é possível anexar?
o arquivo que eu quero anexar são cotações que os fornecedores irão me mandar...(ja vem pronto)

por exemplo:
o solicitação de compra (é um form)
(nome do solicitante, data do pedido,etc.. e queria anexar o arquivo que vem do fornecedor ) mas não quero deixar o access pesado, queria que no form na hora que fosse selecionar o arquivo para anexo copiasse automaticamente o arquivo para uma pasta no servidor e que eu pudesse abrir este aquivo depois através deste form.

Então é o que eu disse mesmo. Para copiar o arquivo, você pode utilizar o FileCopy do objeto FileSystem. Dê uma olhada no "Repositório de códigos vba" que tem um txt com maneiras de se fazer isso. Para abrir o arquivo já passado para o server, siga os passos da mensagem n° 4 desse tópico.

Boa tarde pessoal,

O problema
tenho um formulário onde os usuários (front - ends) irão solicitar uma compra de materiais e irá anexar um arquivo (pdf,jpg;xls)...

Só que para o Bd não ficar pesado quero que o arquivo a ser anexado seja copiado para uma pasta no servidor onde está o Back end
e caso os usuários queiram visualizar os arquivo anexado bastasse clicar em visualizar que abriria o anexo

Tentei de diversas forma fazer isso mas não estou conseguindo...

estão segue o Bd

agradeço a todos q puderem me ajudar

Tente o seguinte:

1 - Para copiar o arquivo para o servidor:

Código:

    Dim fDialog As Office.FileDialog
    Dim varFile As Variant, sPath As Variant, IniPath As String, FimPath As String

    FimPath = "X:\Pasta de destino\Subpasta se houver\"
 
    Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

    With fDialog
        .AllowMultiSelect = False
        .Title = "Selecione uma imagem para a cidade de """ & NomeCidade & """"
        .Filters.Clear
        .Filters.Add "Arquivos de imagem", "*.jpg"
       
        If .Show = True Then
            For Each varFile In .SelectedItems
                IniPath = varFile
            Next

sPath = Split(varFile(UBound(varFile))
FimPath = FimPath & sPath

If Len(Dir(FimPath)) > 0 Then
    If MsgBox("O Arquivo """ & FimPath & """ já existe na pasta de destino. Deseja substituí-lo?", vbYesNo + vbDefaultButton2 + vbCritical, "Arquivo duplicado") = vbYes Then
        Kill FimPath
    Else
        Exit Sub
    End If
End If
                FileCopy IniPath, FimPath
        Else
            DoCmd.CancelEvent
        End If
    End With

A referência "Microsoft Scripting Runtime" precisa estar marcada.

2 - Para abrir o arquivo, crie um módulo e cole:

Código:

Public Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" (ByVal hwnd As Long, ByVal lpOperation As String, ByVal lpFile As String, ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String, ByVal nShowCmd As Long) As Long

e no botão de abrir o arquivo:

Código:

Dim ArqPath As String
ArqPath = "X:\Nome da pasta\Subpastas se houver\" & Me.NomeDaComboAondeSelecionaONomeDoArquivo
Call ShellExecute(0, vbNullString, ArqPath, vbNullString, vbNullString, 1)
DoCmd.Quit

Oi criquio eu tentei o código que você me passou mas está dando um erro de compatibilidade

Seguo o anexo

Você não pode ter o modulo com o nome "Shell", é uma palavra reservada.

Renomei o nome do modulo para modShell

Olá JPaulo

alterei o nome do módulo para modShel,

mas ainda está dando erro...

Isso fez bem.

Vamos aguardar pelo parecer do Criquio, parece que o erro é por ser Texto na passagem da variavel.

Você tem um campo de nome Anexos o qual imagina-se ser usado para guardar o nome do arquivo anexo. Vamos alterar um pouquinho o código para armazenar o nome do anexo nesse campo. Tambem vamos colocar a barra invertida no fim da variável FimPath. Vamos tirar o DoCmd.Quit do botão que abre o arquivo tambem:

Para copiar o arquivo para o servidor:

Código:

 Dim fDialog As Office.FileDialog
    Dim varFile As Variant, sPath As Variant, jPath As Variant, IniPath As String, FimPath As String

    FimPath = "F:\Pasta de teste\"
 
    Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFilePicker)

    With fDialog
        .AllowMultiSelect = False
        .Title = "Selecione o Arquivo que deseja copiar"
        .Filters.Clear
        .Filters.Add "All Files", "*.*"
       
        If .Show = True Then
            For Each varFile In .SelectedItems
                IniPath = varFile
                jPath = varFile
            Next
jPath = Split(IniPath, "\")
Me.Anexos = jPath(UBound(jPath))
FimPath = FimPath & jPath(UBound(jPath))

If Len(Dir(FimPath)) > 0 Then
    If MsgBox("O Arquivo """ & FimPath & """ já existe na pasta de destino. Deseja substituí-lo?", vbYesNo + vbDefaultButton2 + vbCritical, "Arquivo duplicado") = vbYes Then
        Kill FimPath
    Else
        Exit Sub
    End If
End If
                FileCopy IniPath, FimPath
        Else
            DoCmd.CancelEvent
        End If
    End With


Para abrir o arquivo:

Código:

Dim ArqPath As String
ArqPath = "F:\Pasta de teste\" & Me.Anexos
Call ShellExecute(0, vbNullString, ArqPath, vbNullString, vbNullString, 1)

Altere os caminhos para o seu, pois eu os mudei para adaptar ao meu computador.

Valeu Criquio era exatamente isso que eu estava precisando
Obrigadao mesmo.....

Um grande abraço à todos que colaboram

vou deixar disponível para quem quiser baixar

Agradecemos pelo retorno. Só faltou clicar no botão Resolvido ali embaixo. Dessa vez eu mesmo clico.