Atualizar Campo Bloqueado em Outro Formulário

Pessoal, venho recorrer a vocês mais uma vez!

"sistema antigo" novo jeito de inserir dados! (atualização)
Este não sei nem como começar, com relação a relacionamentos de tabela nem nada!

Tabelas:
*protocolo
*type_doc
*arquivo

Formulários:

*protocolo - Formulário Principal
*type_doc - Apenas para inserir o tipo de documento no Formulário Protocolo
*arquivo - Para quando o protocolo for arquivado

Campos que preciso:

*type_doc - indica o tipo do documento (ofício, parte, memorando, nota fiscal...)
*cod_doc_arquivo - indica o código do arquivo do documento (de acordo com o tipo do documento)
*caixa_arquivo - indica o local onde o documento foi arquivado

No formulário Protocolo tenho um caixa de seleção (sim/não) com o nome arquivo, quando seleciona esta caixa, abre-se o formulário "arquivo" onde devo inserir o código de arquivo do documento (cod_doc_arquivo - se este não tiver sido preenchido no cadastro de novo tipo de documento) e onde este arquivo será arquivado (caixa_arquivo).

Dúvida:

Pra cada tipo de documento (type_doc) posso ter apenas um código de arquivo (cod_doc_arquivo) que gostaria que fosse inserido ou quando crio um novo tipo de documento ou quando for arquivar um documento.

Gostaria que no formulário "protocolo" os campos "cod_doc_arquivo" e "caixa_arquivo" (que ficam bloqueados no formulário) fossem automaticamente preenchidos quando esses campos forem preenchidos nos outros formulários. Por exemplo.

Quando já tenho um tipo de documento preenchido completo (com cod_doc_arquivo) ele preenchesse esse campo no formulário protocolo automaticamente quando fosse "dar entrada" em um novo documento daquele tipo.

Ou quando não tenho o tipo de documento totalmente preenchido e for arquivar um documento, ao preencher no formulário "arquivo", os campos cod_doc_arquivo e caixa_arquivo aparecessem preenchidos no formulário "protocolo".

Isso é possível? alguém consegue me ajudar?? Será que consegui me fazer entender??

Obrigado a todos!!