[Resolvido] Dúvidas sobre sistema de controle de chamados

Boa tarde pessoal, tudo bem com vocês?

Gostaria de sugestões dos colegas para criar um BD em meu trabalho para controlar os chamados técnicos. Só para informação, trabalho como técnico em Informática na prefeitura de minha cidade (Araçatuba/SP).

Tentei pensar em uma maneira de gerenciar as informações, mas não cheguei a um entendimento. A criação do BD não é o mais complicado, mas sim a IDEIA que deve ser desenvolvida para que o BD atenda ao seu propósito.

A situação problema que tenho é mais ou menos a seguinte:
1 - O usuário liga para o técnico reclamando de um problema em algum equipamento. O técnico abre um formulário de chamado com os dados do setor, a pessoa que ligou pedindo assistência, os dados do equipamento e o(s) problema(s) reclamado(s). Em uma caixa de listagem, devem estar informações básicas de todos os equipamentos pertencentes àquele setor (computadores, notebooks, projetores, etc). Ao clicar em um item da caixa de listagem, será aberto um formulário para alterar os dados do equipamento, e cadastrá-lo (com dados bem detalhados, sobre hardware, software, internet, rede, impressoras, etc);
2 - Após cadastrar os equipamentos, se o técnico desejar pode imprimir a ficha com os dados do equipamento, assim como também pode imprimir os dados do chamado, usando botões no próprio formulário chamando relatórios para isso;
3 - Ao terminar o serviço, o técnico abre o sistema e preenche as informações do formulário de chamados, com as soluções encontradas para os problemas e mais detalhes se for necessário. O técnico também altera o status do chamado (Aberto, Em andamento ou Aguardando peças) para Finalizado.

Minha dúvida maior está no modo como deve ser o fluxo de atendimento, pois pensei muito e não sei se cheguei em um modo ideal. Penso que seria assim:
- O técnico abre um chamado (um chamado pode ter mais de um equipamento) ->
- Cadastra equipamentos do setor (caso ainda não estejam cadastrados) ->
- Após terminar o serviço, o técnico preenche o campo da solução encontrada para o problema, altera o status do chamado para "Finalizado" e gera um recibo com os dados do chamado para ser entregue à pessoa do setor que solicitou assistência técnica ->
- De posse das informações, o técnico pode imprimir relatórios dos atendimentos (por setor, por data, por tipo de equipamento, etc).

Se vocês fossem criar um sistema para esta finalidade, como fariam?

Desde já, agradeço a ajuda de vocês!

Abraços,


Claudio


*** Versões dos programas***
Windows 7/8 64 bits
MS Office 2013 64 bits

Olá Cláudio,

Penso que você deve deixar muito bem claro o que pretende com o sistema. Sei que, ao longo da implementação, sempre adicionamos ou tiramos algo, mas o básico tem de estar bem claro.
Então, eu faria + ou - assim:
1 - Tabela para cadastro dos equipamentos, contendo Nome, Tipo, Marca, Hardware, etc., e nesses campos, pode-se implementar valores fixos, como, por exemplo, Software: "Windows XP", "Windows 7", etc. (Tudo que diz respeito ao equipamento, vai nesta tabela);
2 - Tabela para os "Clientes", ou seja, os que solicitam a abertura do chamado, contendo Nome e o que vc entender necessário (Tudo que diz respeito ao cliente vai nessa tabela);
3 - Tabela para o Setor, contendo Nome, Ramal, Prédio, Andar, etc. (Tudo que diz respeito ao setor vai nessa tabela).
4 - Tabela para os Funcionários, ou seja os que irão executar o serviço do chamado, contendo Nome e o que vc entender necessário (Tudo que diz respeito ao funcionário vai nessa tabela);

Creio que essas tabelas seriam o básico pra começar.

Para a construção do formulário para cadastro dos chamados, eu faria assim:
1 - Tabela base para o formulário, contendo Número do Chamado (Código), Nome do Cliente, Nome do Setor e Observações, puxando os valores das tabelas acima criadas;
2 - Subformulário para o cadastro dos chamados, vinculado ao formulário acima, contendo Nome do Equipamento, Nome do Funcionário e Descrição do Problema;
3 - Tabela base para o Subform acima, contendo os campos citados no mesmo, puxando os valores das primeiras tabelas criadas;
(Obs: Um chamado pode ter vários problemas, por isso o subform, porém se for sempre o mesmo funcionário a executar todos os problemas daquele chamado, pode colocá-lo diretamente no formulário, e não no subform, mas se forem funcionários diferentes para o mesmo chamado, para resolver problemas diferentes, é melhor deixar o campo no subform)

Depois de criadas as tabelas e formulários, é só criar as consultas com os critérios que desejar e os relatórios com base nessas consultas.
Espero que te ajude.
2 -

Bom dia rdrck, tudo bem?

Parabéns pela rapidez em responder!   

Tenho um BD de exemplo que comecei a fazer ontem, que ficou no meu computador em casa. Farei alguns ajustes nele e posto hoje a tarde aqui para vocês darem uma olhada.

Grato pela ajuda, até mais!

Abraços,


Claudio


*** Versões dos programas***
Windows 7/8 64 bits
MS Office 2013 64 bits

Ok,
No que puder ajudar, ajudaremos.

rdrck,

Conforme combinado, segue meu BD para análise. Opiniões de outros colegas também serão muito bem vindas!

https://www.dropbox.com/s/tmdlffhibxxfqak/BD_EXEMPLO_OK.zip

Abraços,


Claudio


Editado às 00:11 de 29/03/2014

- Esqueci de mencionar que, no formulário de cadastro de chamados, gostaria que aparecesse todos os computadores pertencentes àquele setor, logo abaixo do botão "Cadastrar equipamento";
- No formulário de cadastro de equipamentos, gostaria de colocar um caixa de listagem para listar todas as impressoras instaladas no computador/notebook, já que pode haver mais de uma.

Por enquanto é isso, com certeza vamos continuar "trocando figurinhas" por aqui...rs

Abraços,


Claudio


*** Versões dos programas***
Windows 7/8 64 bits
MS Office 2013 64 bits

Olá Cláudio,
Não consegui abrir seu arquivo, pois não foi reconhecido.

rdrck,

Estou no trabalho agora, assim que chegar em casa salvo no formato 2003 (.mdb). Meu Office 2013, em casa e no trabalho, é de 64 bits, será que é por isso que não abre?

Abraços, e obrigado!


Claudio

Editado: 31/03/2014 às 13:39h

Segue o link para o BD, agora na versão 2003:

https://www.dropbox.com/s/sby0jj2r4l2ow77/BD_EXEMPLO_2003.zip


*** Versões dos programas***
Windows 7/8 64 bits
MS Office 2013 64 bits

Olá Claudio,
Quanto ao 1º ponto: - Esqueci de mencionar que, no formulário de cadastro de chamados, gostaria que aparecesse todos os computadores pertencentes àquele setor, logo abaixo do botão "Cadastrar equipamento";
Creio que seria necessário, ao cadastrar um equipamento, ter um campo para vinculá-lo a um setor específico, para poder filtrar e aparecer, no cadastro do chamado, os equipamentos do setor selecionado. Porém eu não percebi esse campo no cadastro de equipamentos.

Quanto ao 2º ponto: - No formulário de cadastro de equipamentos, gostaria de colocar um caixa de listagem para listar todas as impressoras instaladas no computador/notebook, já que pode haver mais de uma.
Eu tentaria listar as impressoras através de um subformulário vinculado ao formulário de cadastro do equipamento, porém não encontrei um campo no referido formulário ao qual pudesse vincular o subform, para que listasse somente as impressoras do equipamento específico (esse campo seria o ID ou Código). Poderia até mesmo sero campo idEquipamento, existente da tabela Principal, porém esse campo não aparece no seu formulário de equipamentos.

Bom dia rdrck!

Obrigado pelo retorno amigo!

Fiz algumas alterações no BD, consegui incluir uma caixa de listagem, só não consegui implantar o filtro (mostrar somente os equipamentos do setor selecionado). Talvez na tabela possa ter algum campo chamado "Programa" ou "NomePrograma", este campo também pode ser relacionado a setor, pois basicamente são para a mesma finalidade.

Tenho uma tabela separada para impressoras (tblImpressora), será que seria o caso de usá-la para relacionar as impressoras ao(s) equipamento(s)?

Vou te enviar o BD novamente para você dar uma olhada em algumas mudanças que fiz, pois agora estou no trabalho e só posso enviar na hora do meu almoço.

Abraços,


Claudio

Olá Claudio,
1 - Talvez na tabela possa ter algum campo chamado "Programa" ou "NomePrograma", este campo também pode ser relacionado a setor, pois basicamente são para a mesma finalidade.
Sim, o ideal é ter um campo Setor/Programa na tabela de Equipamentos.

2 - Tenho uma tabela separada para impressoras (tblImpressora), será que seria o caso de usá-la para relacionar as impressoras ao(s) equipamento(s)?
A meu ver, o problema não está em qual tabela vai alimentar o subform (Principal ou Impressoras). Na verdade, vc deveria adicionar no form um campo que seja exclusivo para cada equipamento, ou seja, que não se repete (o ideal seria o ID), para poder vincular as impressoras somente a esse equipamento.

Envie seu BD e veremos no que podemos ajudar.

rdrck,


Segue o banco com as alterações feitas:
https://www.dropbox.com/s/tbez7j9vihossgh/BD_EXEMPLO_2003_v2.zip

Favor abrir com a tecla shift pressionada, pois inseri bastante código nele e uma tela de login.

Consegui colocar o subformulário com as impressoras, mas está apresentando a seguinte mensagem de erro:
"Você tentou atribuir o valor Null a uma variável que não é do tipo de dados Variant."

Acredito que não seja algo tão complicado, mas estou com pouco tempo para analisar. Me fala o que achou das alterações feitas no BD.

Abraços, e obrigado!


Claudio

Olá Cláudio,
Vi seu novo BD.
Quanto à relação de equipamentos que vc colocou no form Chamados, se você verificar, quando passa para outro registro (mudando o setor tb), permanece inalterada, quando deveria mudar, dependendo do setor, certo?
É por isso que deveria ter um campo para vincular essa listagem de equipamento.
Quanto ao form Cadastro de Equipamentos, creio que o problema se dê em razão de o subform Impressoras não estar vinculado a n enhum campo do form principal, como lhe falei antes. Pois, dependendo do equipamento, as impressoras devem mudar, como no caso acima.

Obrigado pelo retorno amigo.

Valeu pelas dicas, esses detalhes que estão me fazendo arrancar os cabelos...rs

A caixa de listagem do formulário "FCadastroChamado" também não está mudando a lista de equipamentos pertencentes ao "Setor" (acho que falta algum campo para vincular os dois também). Ao escolher o Setor na combo, a lista de computadores deve mudar.

Ao clicar no botão "Cadastrar" deste formulário, aparece a seguinte mensagem de erro:
"A tabela 'tblPrincipal' foi aberta em modo exclusivo por outro usuário, ou foi aberta através da interface do usuário e não pode ser manipulada via programação."

Talvez tenha algum campo perdido que esteja fazendo relação com outras tabelas, que eu tenha vinculado para fazer testes e acabei deixando relacionado. Quanto ao erro do subformulário, vou fazer um teste repassando os campos do formulário "FCadastroChamados" para o "FPrincipal", e vincular o campo "ImpressoraCod" da tabela tblPrincipal ao "CodImpressora" da tabela tblImpressora. Vamos ver no que vai dar.

Continuando com os testes.

Abs, e mais uma vez obrigado!

Ok, verifique.
Qualquer coisa dê um retorno.
Valeu.

rdrck,

Demorei mas voltei, estou vivo ainda...rs

Segue novo BD, com algumas alterações. Está quase do jeito que quero, mas no formulário FCadastroChamados os botões "Cadastrar novo equipamento" e "Incluir equipamento" devem fazer funções distintas (Cadastrar novo abre o formulário FCadastroEquipamento para cadastrar novo equipamento, mas não consegui relacionar esse equipamento a um Programa específico; o botão Incluir equipamento serve para incluir um equipamento pré-cadastrado, para que preencha a caixa de listagem ou subformulário com os Dados do equipamento).

Houve alguma evolução, mas estou com pouco tempo para estudar e se continuar difícil solucionar este problema vou acabar deixando este projeto de lado.

Dê uma conferida no BD e tenta me ajudar aí...rsrsrs.
https://www.dropbox.com/s/znixunvhutrl26n/BD_EXEMPLO_2003_v3.zip

Um grande abraço, e fico imensamente agradecido pela ajuda!


Claudio

rdrck,

Fiz algumas alterações no meu BD, inclusive na parte de relacionamento das tabelas. Está quase do jeito que quero, o que falta é que, ao clicar no botão "Cadastrar Equipamento" do "FCadastroChamados" os campos (OS, Local / Programa, Solicitante, Problema reclamado) sejam transportados automaticamente para o formulário "FCadastroEquipamento", só que de uma forma que o usuário não possa alterar essas informações (só possa alterar as outras informações provenientes da tabela "tblEquipamentoDetalhes".

Segue anexo BD para análise:
https://www.dropbox.com/s/lfxoy8o644o2rma/BD_Exemplo_2003_v4.zip

Não sei se a forma que fiz para "filtrar" os equipamentos pertencentes a um "Local / Programa" está correta, sei que existem outras maneiras e que talvez algumas delas funcionem melhor do que da maneira que fiz.

Dicas para melhorar o que já está feito serão muito bem vindas!

Grato pela atenção, e abraços!

Olá Cláudio,
Dei uma olhada no seu BD.
Veja bem, aqui vai uma opinião pessoal.
Verifiquei que no seu form Cadastro de Equipamento, você tem as 02 primeiras linhas de campos referentes ao chamado, ou seja, OS, Solicitante, Problema Reclamado, etc.
Eu não colocaria esses campos no form de equipamentos. Você também tem 02 tabelas para equipamentos. Acho que o ideal é ter uma tabela para cada tipo de coisa e, no form de cadastro de equipamentos, ter somente os campos referentes ao equipamento. Os dados de chamado vão para o form de chamados.
Outra coisa: No seu form de chamados, creio que o subform tenha campos desnecessários. Talvez eu não tenha entendido o seu objetivo com esses campos, mas, por exemplo, porque ter o campo DataCadastro? e o idNomePrograma? No form já tem a data do chamado e do Local/Programa.
Entende? Estou achando meio tumultuado seu BD. Acho que se você o "enxugasse" mais, talvez ficasse até mais fácil manipulá-lo.
Fica a dica. Qualquer coisa, mande ai.

Bom dia rdrck, obrigado pelo retorno!

Dos campos que você citou, o campo "DataCadastro" é diferente do "DataChamado". O DataCadastro é o dia em que o equipamento foi cadastrado, e o DataChamado é o dia em que o chamado para atender ao programa foi aberto, são coisas distintas. Quero saber que dia o equipamento foi inserido no BD. Os outros campos realmente são desnecessários, mas quando os problemas estiverem resolvidos ocultarei os campos desnecessários no subformulário.

Eu estou deixando as informações da tabela de chamados no Form "FCadastroEquipamento" porque gostaria de saber os dados do chamado em que o equipamento foi inserido, mas acho que você está certo porque haverá mais de um chamado para o mesmo equipamento e não dará certo.

Vou tentar "enxugar" o BD para ver se fica melhor de ser manipulado, continuamos trocando idéias.

Grato pela ajuda, abraços!

Ok.
Qualquer coisa, dá um grito.

Boa tarde rdrck, tudo bem?

Consegui inserir novamente uma caixa de listagem no BD, segue o BD para você dar um olhada:
https://www.dropbox.com/s/450tjefbez2cfcy/BD_Exemplo_2003_v4_%5Batualizado%20caixa%20listagem%5D.zip

Antes de passar o tópico para finalizado, as únicas coisas que gostaria de implantar são as seguintes:
1 - Ao selecionar a combo "Local / Programa" do formulário "FCadastroChamados", a caixa de listagem mostre somente os equipamentos pertencentes àquele programa;
2 - Na caixa de listagem, ao invés de mostrar o número referente ao Local/Programa, quero que apareça o nome. Tentei alterar algumas informações na alimentação de dados da listbox, mas não obtive sucesso;
3 - Ao dar um clique duplo em um equipamento na caixa de listagem, seja aberto o formulário "FCadastroEquipamento" com as informações do equipamento para alteração. Caso o equipamento ainda não esteja cadastrado no sistema, ao clicar no botão "Cadastrar Equipamento" será criado um novo registro, transportando os dados do formulário "FCadastroChamados" para o formulário "FCadastroEquipamento" e já vinculando este novo equipamento ao chamado que foi aberto (só lembrando que a gravação/alteração de dados deste formulário estão bloqueados via código, ao abrir. Para alterar um registrou o criar um novo, é necessário antes clicar no botão "Alterar", fazer as alterações e depois clicar no botão "Salvar").

Acredito que seja isso, se conseguir implantar o que comentei acima mudarei o status do tópico para [Resolvido].

Um grande abraço, e muitíssimo obrigado por dispor de seu tempo para tentar me ajudar, que Deus o abençoe!

Olá Cláudio,
Baixei a nova versão e vou dar uma olhada.
Não prometo um retorno hoje, pois estou meio cheio de coisas aqui, mas vou dar olhada.
Valeu.

Olá Cláudio,
Fiz um BD exemplo, com base nas informações do seu BD, somente para cadastro de Equipamentos e Chamados.
Dê uma olhada e vê se atende, em parte, ao que você quer.

Boa tarde rdrck!!!

Gostaria de deixar meus parabéns pelo BD que criou, muito bem desenhado. Realmente, atende em parte o que pretendo, imagino que tenha dado uma
mão-de-obra danada pra você fazer.

Uma última coisa que gostaria, sem querer abusar da sua ajuda, é vincular o equipamento à um programa (Ação Jovem, Bolsa-Família, etc), pois dessa maneira fica mais fácil gerenciar o que tem em cada programa (impressoras, computadores, projetores, notebooks, etc). Imagino que seja possível, no formulário de chamados, "filtrar" os equipamentos ao selecionar um programa na opção "Local / Programa", e caso o equipamento não esteja cadastrado eu possa cadastrar um novo equipamento que apareça na caixa de listagem quando eu for abrir novos chamados (acho que dessa forma que pensei agiliza bastante o cadastro, pois um chamado pode ter vários equipamentos do respectivo programa, e o mesmo equipamento de um programa poderá estar em vários chamados).

Não sei se me fiz esclarecer, mas quero agradecer de todo coração pelo empenho que está tendo em me ajudar a encontrar a solução para o meu problema. Fique com Deus, e obrigado por tudo!

[Editado] em 17/04/2014, às 12:29h

Boa tarde rdrck!!!

Analisei melhor o BD que você criou, e pensei em algumas coisas que podem melhorar o uso e finalmente deixar da maneira que necessito.

No local em que trabalho, que é na assistência social de minha cidade, existem aproximadamente 20 programas que são vinculados à prefeitura e que temos que atender. Nesses programas, existem pelo menos 5 equipamentos, e em alguns chega a ter mais de 20, e acho que fica meio complicado selecionar alguns dos equipamentos cadastrados na caixa de combinação do subformulário.

Uma mudança que agilizaria bastante é colocar um "filtro" na caixa de combinação "Local / Programa" do formulário "frm_Cadastro_Chamado", para que sejam exibidos no subformulário "subfrm_Cadastro_Chamado" somente os equipamentos vinculados ao respectivo programa. Caso não esteja cadastrado, abro o formulário "frm_Cadastro_Equip" para cadastrá-lo e nos próximos chamados ele aparecerá para escolha quando o usuário selecionar o Local / Programa em que ele estiver cadastrado.

Já fiz algo parecido em um outro BD que criei aqui para a secretaria, vou pesquisar e se conseguir fazer o que pretendo passo o tópico para Resolvido.

Abraços, e mais uma vez agradeço muito pela ajuda.

Olá rdrck, tudo bem?

Efetuei umas mudanças no BD e finalmente consegui o que precisava. Ao selecionar um programa na combo do "frm_Cadastro_Chamado" o filtro é aplicado e somente os computadores deste programa aparecem para seleção na combo do subformulário subfrm_Cadastro_Chamado.

Seguem abaixo os códigos que utilizei:

- Na combo do formulário:
Na aba Dados->Origem da linha

Código:

SELECT [tbl_Programa].[CodProg], [tbl_Programa].[Programa] FROM tbl_Programa ORDER BY [Programa];

No evento "Após atualizar", coloquei o seguinte código:

Código:

Private Sub LocProg_AfterUpdate()
DoCmd.RefreshRecord
End Sub

- Na combo "CodEquip" do subformulário:
Na aba Dados->Origem da linha

Código:

SELECT [tbl_Equip].[CodEquip], [tbl_Equip].[NomePC], [tbl_Equip].[TipoEquip], [tbl_Equip].[DataCadEquip] FROM tbl_Equip WHERE [tbl_Equip].[Programa]=forms!frm_Cadastro_Chamado!LocProg ORDER BY [DataCadEquip];

Agradeço muito pela ajuda amigo, pois me motivou ainda mais para resolver esse problema. Com certeza esse conhecimento será reaproveitado em projetos futuros, ou em projetos que possam ser melhorados.

Um grande abraço, e deixo o BD com as modificações, pois talvez possa servir para alguém que tenha uma dúvida parecida com a minha.

https://www.dropbox.com/s/n8oepp7vhl58kyf/Chamados_Claudio_v2003_OK.zip

Valeu mesmo, que Deus abençoe imensamente sua vida!!!

Olá Cláudio,
Desculpe o retorno somente agora, mas estava aproveitando o feriadão e só agora voltei aos afazeres normais da vida.
Dei uma olhada no BD. Parece estar funcionando. Pra mim aqui só está dando erro no após atualizar da combo para escolher o programa, está dando erro de depuração, mas funciona normalmente, aparece somente os equipamentos daquele programa.
Espero que dê tudo certo ai pra você.
Sucesso.
Valeu.

Olá rdrck, tudo bem?

Também aproveitei o feriadão meu amigo, hibernei feito um urso...rs.

Pois é, não sei qual versão do Office você está usando, mas esse comando "DoCmd.RefreshRecord" só é reconhecido à partir do Office 2010, talvez o erro possa estar aí (testei o BD no Office 2007 e 2010 32 bits).

No Office 2007, se trocarmos por "DoCmd.Requery" às vezes até funciona, mas de vez em quando o filtro não é aplicando na combo dos equipamentos. As últimas mudanças que pretendo fazer é inserir dois subformulários, da mesma forma que você colocou, para inserir as impressoras e os periféricos no(s) equipamento(s). Vou precisar adaptar ao meu BD antigo, pois tenho muita coisa nele e não posso perder o trabalho feito até agora (relatórios, módulos, macros, formulários, etc).

Valeu mesmo pela ajuda, um abração e fique com Deus!!!